2023年的持續改善常規活動

在當今競爭激烈的智慧供熱軟件行業中,不斷提高軟件產品質量、流程效率、服務品質是企業保持競爭力的關鍵。眾齊軟件積極推行和應用Kaizen(持續改進)方法,不斷探索適應軟件企業的改進場景和實踐。眾齊軟件的持續改善活動,到了2023年基本進入了常態化運營的階段。

  • 2017年,參觀學習階段:在內部發起讀書學習活動(書籍為Kaizen改善、第五項修煉、精益管理、豐田模式、工匠精神等),去精益企業學習(如GE等);
  • 2018年,文化導入階段:在內部平臺宣傳改善理念,用Excel記錄日常改善點滴;
  • 2019年,正式啟動階段:公司高層推動,全員一對一談話,搭建持續改善填報平臺和積分管理平臺;
  • 2020年,大力推廣階段:成立持續改善小組,由小組成員擔任月度輪值主席,進行全面推廣和定期復盤;
  • 2021年,形成常態化活動;打造線下改善道場,每月線下舉行現場改善分享會;
  • 2022年,深入基層部門;公司打造了持續改善墻,各部門自發建立持續改善小組推動部門內改善活動。
  • 2023年,未完待續... ...

持續改善培訓機制

所有員工都要學習持續改善理念,特別是新加入公司的員工,都需要學習由持續改善小組制作的“持續改善”課程,學習完成之后提交心得和收獲;

持續改善小組成員對新加入公司的同事進行一對一面談,讓新人能更快了解持續改善的意義和實踐方法。

推動SOP作業事項

標準化和可視化,是持續改善的出發點。眾齊軟件的每一項工作,都會制作成標準工作說明表(作業事項),供其他人了解和參考,避免產品和作業瑕疵,避免意外狀況重復發生。

作業事項就是公司運營過程中積累的一條條指導我們工作的方法論,也是保證80%的人能做到80%程度的一項基本保障體系。

  1. 作業事項都有明確負責人,其他同事有疑惑能直接找到對應的負責人;
  2. 作業事項需要精心制作,每一個事項要嚴謹論證、充分宣貫;
  3. 作業事項要分解到針對具體某一個角色的具體行動,盡量避免穿插多個責任主體造成責任分散;
  4. 作業事項負責人定時跟蹤維護,展開執行效果評估和復盤,及時更新作業事項;
  5. 不久的將來,我們所有常規的工作都有可遵照的作業事項,在基于作業事項開展工作的同時,也對它持續改善。

持續改善提案管理

提交改善案例:改善者通過平臺提交改善成果案例,遵循PDCA方法論呈現改善過程,若為團隊類型的改善,則在“參與改善”一欄中填寫改善人及貢獻比例;

現場展示分享:每月下旬,持續改善小組會組織現場展示分享,每位改善者都將會分享自己的改善成果,各部門小伙伴可以圍觀旁聽;

評定改善積分:評委給與點評,然后評分組會從“努力程度”和“改善價值”方面再次進行評分,每年6月份、11月份將開放積分兌換;

效果跟蹤呈現:對持續改善效果的跟蹤,收集相關人的反饋意見,注重長期且有價值的優秀改善。

持續改善展示活動

現場展示不僅給改善者提供了一個分享自己改善成果的平臺,也搭建了一個多部門信息互通的橋梁,使我們互相促進、互相鼓勵、互通有無。

時間:每月20日下午4:30-5:30

地點:持續改善道場

形式:PPT

主持:由各部門經理輪流擔任

時長:5min/人

流程:PPT收集-個人展示-現場反饋

人員:全公司成員自愿參加

歸檔:NAS平臺

持續改善管理平臺建設

每一位持續改善發起者,把每個改善活動都詳細的記錄下來,以便進行迭代優化,不斷釋放它的價值。平臺主要模塊包括:

基礎信息

主要包括改善主題、參與人、提出日期、完成日期、改善類型。

改善過程

持續改善過程,主要應用PDCA(戴明環)的方法管理:

  • 計劃(Plan)
    現狀:即分析現狀,主要是描述目前現狀是什么?問題在哪?
    目標:即5W1H,Why為什么做這個事情?What為我們要執行什么目標?Where在哪個地方做?Who誰來負責完成?Wen什么時候完成?
  • 執行(Do)
    過程記錄:按照計劃去執行,如何實現的?
    推廣方式:釘釘通知公告/wiki文章/釘釘云社區/海報/會議/直播等等。
  • 檢查(Check)
    經驗:檢查執行的情況,符合預期效果,并推廣標準化;
    工作規范、作業事項:形成工作規范或是作業事項;
    教訓:檢查執行的情況,不符合預期效果,有未解決的問題。
  • 處理(Act)
    經驗教訓:總結成功的經驗,總結失敗的教訓,未解決的問題放在新的持續改善中解決,形成新的PDCA循環。
改善評定

持續改善案例提交之后,“參評人”會收到釘釘提醒,專家組成員登錄平臺對“努力”和“價值”兩個維度進行評分。

積分兌換

眾齊軟件特設立積分兌換機制,積分來源目前包含三方面:持續改善積分、培訓積分、紅榜積分??偡e分可參與兌換活動,一積分對應一元錢。

兌換時間:每年開啟2次,原則上為每年618和雙11前一周開啟兌換,兌換活動持續一周,具體時間以持續改善小組發布時間為準。

積分商城:由公司統一維護能兌換的商品,商品全部來自于京東商城。

兌換方式:員工登錄積分商城,選擇感興趣的產品,查看所需積分點擊兌現,等待公司統一發放。

持續改善小組

持續改善小組由10來名來自各個部門的員工組成,每半年納新一次,負責持續改善活動的推廣工作。

小組使命:讓持續改善理念深入人心,讓持續改善活動永葆活力!

成員要求:對精益或持續改善執著,至少讀過一本精益或者改善類書籍;

小組職責:推動持續改善觀念建立,帶動持續改善全員參與,規范持續改善管理過程,助力持續改善方案落地。

持續改善每月工作簡報

持續改善小組,每個月通過釘釘給全員發布工作簡報:

  1. 分享持續改善小組當月工作內容;
  2. 公布本月持續改善條數;
  3. 分享本月持續改善現場活動情況;
  4. 發布月度優秀改善案例。

月度優秀案例和季度改善之星

在公司走廊上打造持續改善墻,每個月選出來的優秀改善案例放到改善墻上進行展示。

每個季度評出一位季度之星,在公司年中和年底的全員大會上進行表彰。

半年大會的改善報告

公司年中和年底的全員大會,除了公司經營層面的常規匯報之外,還有一個重要的篇幅就是持續改善活動匯報,主要內容包括:

數據分享:分享半年來,我們所做改善的各類成果數據,以及我們從中看到的變化和趨勢;

現場分享:帶之前沒有機會到現場參加展示會的小伙伴們,一起回顧一下當時現場情況及收獲;

推行機制:分享持續改善活動的最新組織和運行機制;

優秀案例:分享過去半年中幾個效果、過程、價值、影響都很出色的改善案例。

持續改善外聯活動

持續改善外聯活動一直就很活躍,特別是很多設計院、供熱企業很多年前就在搞改善、建議等活動。目前展開的外聯活動對象主要有以下三類:

  1. 發現優秀的生產、服務類的精益類企業,去現場觀摩和學習;
  2. 和軟件同行們一起探討持續改善課題;
  3. 與我們的供熱企業客戶一起探討持續改善活動的機制。

總結起來,眾齊軟件通過應用Kaizen方法,不斷改進流程、修復缺陷、優化質量、關注用戶需求、推動創新和促進團隊協作,實現了在軟件企業中的應用場景。通過持續改進的精神,我們不斷提高自身的競爭力和創新能力,為供熱企業提供卓越的數字化轉型方案。