規劃咨詢

在早期的信息化建設中,采用的都是項目型思維,或購買一款軟件產品進行實施,或找團隊直接定制開發,基本上是一次性交易和項目實施。但智慧供熱發展到今天的階段,并不是簡單“項目交付”的模式,而是貢獻智慧、分享經驗的過程。

信息化是需長期投入的,這種投入應該是持續的,并且與企業發展相一致的。信息化投入還有一個規律性的特征,大起大落的波段性投入,往往會對整個信息化規劃帶來嚴重的傷害。企業信息化的項目大多都是管理的延伸和落地,管理是應該連貫、持續、不斷深入的,起伏不定的管理就會對供熱企業產生很多負面影響。因此很多優秀的供熱企業都是每年有預算來推動信息化的持續迭代。

在信息化實際實施過程中,光需求調研要占到整個項目實施的三分之一,而且項目上線只是萬里長征的第一步,管理和信息化的融合是一個緩慢和痛苦的過程,接下來是“無休止的更新迭代”。

因此,眾齊軟件認為“謹慎前行”是供熱行業信息化最好的方式,供熱企業要做好信息化的咨詢規劃,既要出藍圖,又要分階段出詳細的需求調研和解決方案,這樣才能避免重復投資,實現持續迭代。眾齊軟件配置有專業的售前團隊、產品團隊、實施團隊來保證項目的最佳實踐,其中咨詢規劃工作圍繞調研、分析、設計三個階段來展開。

調研

這一步經常被忽略,特別是在對項目實施很有把握的時候更容易被忽略。很多供熱軟件供應商往往認為自己有很多年的經驗,又有樣板用戶的最佳實踐,就拿著其他供熱企業的成功案例生搬硬套、快速上線,最后往往水土不服,項目出現致命風險。

俗話說“知己知彼,百戰不殆”,對供熱行業來說則是剖析自己、對標同行,然后尋找到自己的實踐路徑。通過現狀調研,了解供熱企業信息化現狀、明確供熱企業信息化建設目標、制定未來的信息化發展規劃。

調研方式

眾齊軟件咨詢規劃團隊已具有十多年的供熱行業信息化經驗,基于以往幾百個供熱軟件項目的經歷,我們總結出了調研六法:觀察法、體驗法、訪談法、問卷調查法、單據分析法、需求調研會,保證我們能切實理解供熱企業的需求,讓項目取得最佳的落地效果。

  • 觀察法:到供熱企業工作現場,看看員工是怎樣工作的,用了什么工具,什么時候填寫了什么單據,制作了什么報表等等;
  • 體驗法:親自到崗位上去當一會供熱企業臨時員工,過程中去了解這個崗位或角色的職責及工作內容,我們很多工程師就當過收費員、客服接線員;
  • 問卷調查法:就是基于需求人員對于供熱行業知識的了解,設計一些開放或封閉問題,來讓供熱企業員工回答問卷中問題;
  • 訪談法:通過面對面、電話、微信等方式展開,正式的訪談涉及準備、對象確定、時間地點、會議、結果梳理、結果確認等環節;
  • 單據分析法:比如現在要做一個收費系統,那么與收費相關的單據有哪些。主要圍繞系統目標來進行業務單據收集;
  • 報表分析法:供熱企業對信息的綜合型需求主要體現在報表里,通過報表能了解到管理者關注哪些有價值的信息,以及報表的數據來自哪些業務環節;
  • 需求調研會:需要多部門多崗位協同完成、或者有些需求存在矛盾沖突的情況,就需要召開需求調研會一起溝通。
調研內容

需求調研是通過和用戶反復溝通而獲取用戶需求的一系列活動,又被稱為需求獲取、需求收集。一般我們常說的理解業務與需求調研往往是交錯進行的,需求調研的過程則是我們深入了解用戶業務的過程。眾齊軟件把需要調研的需求內容分為以下四類:

  • 業務需求:要明確項目背景或項目目標。比如:為了提升收費效率,為了提高客服質量,為了加強設備管理,為了安全生產,為了降本增效等;
  • 用戶需求:各崗位角色的工作內容。?比如:獲取熱計量戶的費用,統計中維修工的完成工單數量,收費主管、財務主管完成對賬、封賬工作等;
  • 功能需求:軟件系統需要具備什么樣的功能,比如:為了將稽查情況及時反饋需要支持移動稽查功能等;
  • 非功能性需求:界面友好性、美觀性、人性化操作提示、易學性、易用性、健壯性等。
調研總結

與供熱企業各部門業務人員訪談調研后要輸出訪談紀要,討論會后要輸出會議紀要,調研問卷收到反饋后要輸出問卷分析報告。通過調研后的分析、抽象、總結,對供熱業務和系統現狀的痛點才能比較了解,下一步才能對癥下藥,給出更加契合的方案。除了對業務現狀的調研外,還需要調研供熱信息化系統現狀。要了解當前系統的建設情況,才能有的放矢,考慮如何利舊現有系統,新的系統如何與舊系統銜接,只有這樣才能輸出接地氣的解決方案。

分析

需求是信息化起點,所有項目成員都是圍繞需求展開工作,可以說對需求的把握越精準,工作價值就越高。而需求分析就是從用戶提出的需求出發,找到用戶內心真正的渴望,再轉化為產品需求的過程。將抽象、零散、概略、隨性的用戶需求轉化成具體、詳細、結構化的產品需求,是需求分析的重要目標。

將抽象需求具體化

這個過程就是要將用戶模糊、零散的抽象需求,轉化為落到實處的系統功能的過程。眾齊軟件首先會引導用戶思考提出自己的思考方案,有些用戶善于思考,琢磨系統各項功能,天生就是一產品經理。有些用戶剛涉足行業業務不久,對于如何管理如何做信息化都不是特別了解,此時,就需要我們多為用戶考慮,設計方案。

用自然語言描述將需求正規化

用戶的需求往往都是非常隨意的,零散的,需求分析者作為用戶與研發人員之間的溝通橋梁,要構建好這部分信息傳遞很重要。過程中要將用戶的描述轉換成更精準的語言,更接近于研發人員能夠理解的語言。當然并不是要寫充滿各種技術術語的語言,讓普通用戶一點也看不懂,而是尋求自然語言與技術語言之間的平衡。例如:一名客戶支持錄入多個其他電話。這些描述只要做些解釋和演示,一般用戶都能理解;而研發者也能理解。

需求變更處理

合理的需求變化、先進的管理思路都為產品提供了非常好的優化素材及機會,正是因為有了這些需求的變化,才能讓管理更加與時俱進。眾齊軟件總結出以下一些產生需求變更的原因,只要做好應對,每一個新的需求都是一次改善的機會:

  1. 需求調研階段不充分:忽略了某些情況,調研方向出現偏差。深入前期的溝通,調整溝通方式及頻率可以改善的;
  2. 需求確認過程理解偏差、有歧義:設計方案與用戶真實情況進行匹配,雙方以為理解了彼此的意思,但實際卻是相差甚遠;
  3. 特殊異常情況沒考慮:異常業務由于發生概率很小,而往往調研時間有限,很容易被用戶、需求人員忽略;
  4. 系統靈活性、擴展性不夠:對于政策性、帶有一定地域規則性的需求,設計上無法兼容各地不同情況;
  5. 設計有瑕疵: 設計是對調研結果的總結、提煉、實現的過程,在設計中有時會出現遺漏了某些需求,錯誤處理了某些需求等;
  6. 實施方案不成熟:用戶對于軟件沒有真正掌握,實施人員缺少創造性解決問題的思路,不能借助產品某些功能靈活應用;
  7. 業務及業務范圍變化、習慣變化、管理思路不斷變化:每個企業都是在發展、變化的,有可能引入新的業務,取消某些業務、改變現有業務的處理方式等等;
  8. 管理在改善:企業運營中會遇到各種各樣的管理問題,管理者總是在不斷嘗試改善管理方式,解決管理難題,努力提高收入、降低成本、提高競爭力等。

設計

價值分析

根據前期調研過程中對用戶痛處的把握、各項業務啟動的時間節點,我們就要以系統性方式去分析哪些需求價值高,哪些需求價值低。這樣才能為后續需求優先級良好排序做好穩固的基礎。而對于新系統來說,要分析的就是這個系統將來會給用戶帶來什么,如何改善管理模式,這才是軟件價值所在。

規劃軟件邊界

規劃好一個系統為用戶做什么,不做什么。無論多么龐大的系統,都不可能處理管理過程中發生的任何事情,總有一部分軟件可以處理,剩余部分不可以處理的。因此規劃好軟件邊界是對項目范圍的一種細化明確,也是讓系統更加專業化的重要關鍵。有時可能剩余部分由其他軟件來處理,那就會涉及到我們的系統與其他系統進行數據交換了。此時,更要規劃好我們的軟件與其他軟件的邊界,各個軟件之間是如何分工,什么情況下需要從其他軟件中獲取數據,什么情況下需要向其他軟件推送數據。比如:收費系統負責收費、客戶資料管理等,計量抄表系統負責向收費系統傳輸年度抄表結果數據。

規劃工作方式

規劃各崗位人員使用軟件后的具體工作過程,規劃相關崗位的職員在使用軟件之后應該如何工作,圍繞軟件的具體工作步驟是什么。大致包括以下幾個方面:

  1. 使用系統的地點。是辦公室、收費大廳,還是像稽查人員那樣到用熱戶現場去施工,這些都需要明確,因為這會決定軟件最終運行在什么平臺上,像是一些像稽查一樣的巡檢崗位,則要求系統能夠運行在移動設備的平臺中,而對辦公室、收費大廳人員來說,常用的設備就是計算機了,則要求系統能夠運行在PC端設備中;
  2. 使用系統的時間。所謂要考慮軟件使用時間,就是要考慮軟件的運行壓力,提前做預案。例如代收系統一般對于并發性要求較高的,則需要在并發性方面提前做好規劃才行;
  3. 使用軟件的觸發事件。規劃所有崗位人員,哪些業務處理時,需要使用軟件,處理不同的業務時,分別需要對應使用哪些功能。
減少重復勞動

盡量避免給用戶帶來重復勞動,重復勞動可能會導致軟件無法上線,勉強上線了,最終還可能會由于用戶無法忍受,而拒絕使用。一般我們常遇到的重復勞動,就是數據的重復錄入。產生重復錄入的幾個方面:

  1. 沒有站在用戶角度規劃與設計系統;
  2. 軟件需求變更、追加;
  3. 沒有處理好軟件與軟件間的關系。
處理好多個軟件間的關系,減少信息孤島

讓多個系統間的職責劃分清晰,減少各個系統各自為政處理相同的數據,減少信息孤島的幾種方式:

  1. 數據接口:當某事件發生時,數據發送方通過一定規范格式將數據傳遞,接收方根據一定規則解析數據,轉換成符合自己系統要求的數據,存儲,給發送方返回提示;
  2. 統一編碼:將多個系統間的公共基礎數據進行統一編碼,實現數據通過統一規則相互交換;
  3. 整合平臺:通過各種手段從其他軟件系統中獲取數據,給業務上相關的數據建立關聯關系,在一個統一平臺上處理、展示;
  4. 數據治理:基于大數據治理工具實現數據資產管控與治理的功能,構建元數據、數據標準、數據質量等管理功能。